Wij bieden een voltijdse arbeidsovereenkomst (deeltijdse tewerkstelling van minstens 80% is bespreekbaar) van bepaalde duur (1 jaar) met mogelijkheid op een verlenging van onbepaalde duur.

Aan deze functie wordt een salaris in graad 3 of 4 gekoppeld, afhankelijk van je relevante ervaring en competenties. Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, aantrekkelijke verlofregeling en nog veel meer.

Als lid van het administratieve team verleent de medewerker administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning aan de onderzoeks- en onderwijsactiviteiten van de afdeling Dierenfysiologie en Neurobiologie binnen het Departement Biologie, Groep Wetenschap en Technologie.

Doel van de functie:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe personen en nieuwe personeelsleden voor praktische aangelegenheden
• Je verzorgt het secretariaat voor de afdeling (o.l.v. afdelingshoofd).
• Je staat in voor het financieel beheer in SAP.
• Je ondersteunt het informatiebeheer van de afdeling en de informatie-uitwisseling binnen het administratieve team.
• Je verzorgt de administratieve ondersteuning van de stafleden bij hun onderwijs- en onderzoeksgerelateerde activiteiten.
  

Opdrachten:

• Je staat in voor het financieel beheer in SAP van de kredieten van 5 ZAP-leden van de afdeling op vlak van processen, budgetopmaak, personeel, rapportering enadvies. Je bent het aanspreekpunt voor de krediethouders. Je rapporteert regelmatig over de financiële aspecten binnen de onderzoeksprojecten.
• Je zorgt samen met de andere financieel antenneleden voor de back-up van de collega’s.
• Je ondersteunt de public relations van de afdeling op het vlak van onderzoek en onderwijs.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het opstellen van cursussen, examens en andere onderwijsgerelateerde activiteiten.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij onderwijs- of onderzoeksgerelateerde evaluatietaken van de stafleden (evaluatiecommissies en examenplanning).
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het indienen van projectvoorstellen, monitoring van projectverloop van de stafleden en andere onderzoeksgerelateerde activiteiten.
• Je beheert de onderzoeks- en publicatiedatabank van de afdeling in Lirias.
• Je beheert de websites (met Plone) van de verschillende onderzoeksgroepen binnen de afdeling.
• Je biedt ondersteuning bij de praktische organisatie van vergaderingen, symposia, het bijwonen van internationale congressen en het plannen van buitenlandse studieverblijven van onderzoekers van de afdeling.
• Je biedt administratieve en logistieke begeleiding aan buitenlandse onderzoekers en studenten die tijdelijk de afdeling komen vervoegen, inclusief de organisatie van reis en verblijf van buitenlandse sprekers.
• Je bent verantwoordelijk voor lokalenreservering, reprografie en scanwerk.
• Je bereidt het postdrukwerk voor.
  

Meer informatie is te verkrijgen bij Prof. Lieve Moons, tel: +32 16 32 39 91 (voor inhoudelijke vragen) en bij Sarah Pittomvils, tel. +32 16 19 40 28 (voor vragen rond de procedure)

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring
• Je denkt en handelt proactief, je neemt graag initiatief
• Je beschikt over goede kennis van de gangbare softwarepakketten (MS Office)
• Ervaring met een onderzoeks- en/of onderwijsomgeving en kennis van SAP zijn pluspunten
• Je kunt zowel zelfstandig als in team werken en weet hierbij steeds de vooropgestelde deadlines te respecteren
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• Je kan zelfstandig, nauwkeurig, efficiënt en met de nodige discretie werken
• Je bent stressbestendig en in staat gestelde deadlines te respecteren
• Je bent tweetalig (Nederlands en Engels), kennis van het Frans is een pluspunt
• Je hebt een loyale werkattitude: je bent flexibel in functie van de dienst, nauwgezet, betrokken en neemt verantwoordelijkheid
• Je bent bereid tot bijscholing